精细化,描绘专利审查流程管理新蓝图

发布时间:2011-05-24 浏览:

      1895年，“科学管理之父”泰勒提出了强调“科学”与“效率”的精细化管理理论，此后这一理论被欧、美、日企业广泛应用，尤其是丰田，更是将精细化管理理念发挥得淋漓尽致——丰田通过对流程的标准化和自动化管理，调动员工积极性，实现流程的持续改进和精益求精，最终达到提高效率、减少浪费、提升速度的目的。这一管理方式使得丰田在短时间内飞速发展，精益生产模式引起了全世界的瞩目。

　　面对当前专利申请量的快速增长给我国审查工作带来的挑战，如果能将精细化管理运用于我国专利审查流程，将会是怎样的呢？目前，国家知识产权局专利局初审及流程管理部（下称初审及流程管理部）正在进行这方面的研究和探索。

　　对精细化管理的呼唤

　　“专利审查流程工作是国家知识产权局审查业务工作的基石，专利审查全流程顺畅无积压和流程审批系统的平稳运行是专利审查工作顺利开展的前提。面对近年来呈跨跃式增长的专利申请量，推动审查流程管理工作的系统化、规范化、精细化，是实现整个专利审查工作更加高效地运行和可持续发展的一个重要途径。”初审及流程管理部部长、专利审查流程精细化管理实务研究课题组（下称课题组）负责人胡文辉在接受本报记者采访时表示。

　　据了解，近年来，我国专利申请量增长迅速，“十一五”期间，我国发明、实用新型、外观设计3种专利的申请量分别达145.1万件、128.9万件和155.4万件，分别是“十五时期”的2.6倍、2.4倍和3.1倍。这给国家知识产权局的专利审查工作带来了巨大挑战。

　　2010年中国专利电子审批系统正式上线后，专利审查流程管理的内容和方式发生了巨大变化。专利审查工作由纸件审查向电子审查过渡，业务流也由纸件流转化为数据流，实现了全流程自动文件分配和数据统计；同时，由原来的按照专利申请不同流程阶段进行串行管理的模式，转变为按照不同文件类型进行并行管理的新模式。

　　“这种转化在一定程度上提升了专利审查流程运行的效率，并为国家知识产权局实现流程工作统计和工作量测算奠定了一定的数据基础。但为了更好地应对‘十二五’期间专利申请量的继续增长给审查工作带来的巨大挑战，仍需推动专利审查流程的精细化管理，以进一步提高专利审查流程管理工作的效率、效能和质量。比如，如何更科学地控制案件流量、测算审查周期、考核审查员工作、配制人力资源等。”胡文辉表示。

　　另外，国家知识产权局在《2010年专利审查工作要点》中，也已明确提出要推进审查业务精细化管理，并将其作为确保审查任务执行效率和质量的关键。目前，专利审查流程工作作为审查业务工作的重要组成部分，推动其精细化管理已势在必行。

　　“全流程无积压”的新诠释

　　一直以来，国家知识产权局专利审查流程运行都是要求“全流程无积压”，意即专利申请案件“来多少干多少”，“来了就干，尽快干完”，按照专利申请入审的时间顺序，努力在最短的时间内使待审案件“零库存”。

　　课题组调查发现，在这种管理模式下，已确立的各项业务审查周期、人均年工作量、人力需求等指标，对推动我国专利审查工作平稳高效运行起了重大作用，但在更加有效地监督审限、更加合理地分配人力资源、更加平稳地运行审查流程等方面还存在一些进一步提升的空间。以审查流程为例：一年中，由于不同时间段的申请案件数量波动不均，为了保证“零库存”，在申请量波峰来临时，审查员的工作量激增，加班加点；而在波谷期，审查员的工作量可能又处于不饱满状态。

　　“为了实现对专利审查流程更加有效地控制和管理，我们对‘无积压’的概念进行了重新审视和诠释。”胡文辉告诉记者，“积压”包含两个条件：一是时间，“长期不作处理”为“积”；二是数量，“有积存”为“压”。如果能将处理的时间和未处理的数量控制在合理范围内，就可称为“无积压”。这意味着，“无积压”不等于“进出平衡”和“零库存”。

　　循着这一新诠释，课题组设想在专利审查流程的主要环节，例如发明初审等阶段，建立“待审池”，池中的案件包括当日新入审案件和当日前入审但尚未处理的案件。制定一个时间（区间）条件和一个数量（区间）条件：时间为审限，即对“待审池”中的全部案件根据审查时限的紧迫性和入审时间按照优先级排序，实现依次审查和均衡出案控制。若全流程各环节均实现了上述概念下的“无积压”，且各环节之间相互协调均衡，就达到了“全流程无积压”。

　　精细化管理的探索

　　重新诠释“全流程无积压”后，课题组通过研究，还提出了专利审查流程管理的新思路。例如，课题组对案件审查顺序的管理方式进行了深入研究，改变了过去以入审时间按序审查的做法，提出了将案件审查紧迫程度和入审时间相结合的管理方案，为“待审池”中的案件确定审查优先级、科学排序，并逐日更新，使池中案件不断滚动出池，从而实现投入较少的人力获得最佳的实际效果。

　　“在未来专利审查流程的精细化管理下，各流程段将建立起符合实际、各具特色的管理模式，在各环节中实现审限控制、工作考评等量化、程序化、标准化的精益管理，并从全流程的角度实现各环节间平稳有序地衔接，使上下游之间处于和谐稳定的运行状态。通过对各流程段运转情况的实时监控和全程分析，采取有效的流量调控措施、合理的资源调配方案，完全实现全流程可信、可视、可控的管理。”胡文辉表示。

　　不过，专利审查流程的精细化管理是一项长期、系统的工程，非一朝一夕所能完成。目前，课题组已经构建出了全流程的管理框架，对全流程开展了从宏观到微观层面的全面细致的梳理，以及宏观、中观层面的数据实测，并已在典型流程建立起各具特色、初具规模的精细化管理体系，取得了阶段性成果。

　　“接下来，课题组将把专利审查流程精细化管理的研究向更广更深的方向推进，进一步研究专利审查流程精细化，建立完善精细化管理体系，设计流程再优化方案，完善专利审查流程，提出精细化管理系统的开发需求，将研究成果逐步纳入审查工作实践，最终实现审查工作效率、效能和质量的整体提升。”胡文辉表示。