企业管理案例

发布时间:2013-03-11 浏览:

企业内部控制的薄弱引起了许多问题，给很多企业带来了一定的损失，影响了企业的长远发展。为此，2008年5月22日，国家五部委联合印发了《企业内部控制基本规范》, 2009年7月1日起在上市公司范围内施行,同时鼓励非上市的大中型企业执行。企业如何加强内部控制？我们通过A B C公司所发生的真实案例，有针对性地进行探讨。

一、内部控制漏洞导致企业损失

2007年，ABC公司与甲公司签订了《代理进口和结算协议书》，由A B C公司为甲公司代理进口棕榈油，货款价值1亿元人民币。A B C公司按照合同约定进口了棕榈油，并通过中转协议由第三方乙负责仓储。在只收到保证金及相关税费（约30%）、未收到剩余货款7000万元的情况下，A BC公司的某贸易分公司下设某处经理张某私自使用合同章，以盖了合同章的放货单通知第三方乙公司将货物转移给了甲公司，获得货物后，甲公司通过零售收取了全部货款，但其以各种证据证明该款项已被张某使用，此时，甲公司拒绝支付A B C公司剩余70%货款，给A BC公司造成了巨大的经济损失。

二、内部控制存在的问题

1、A B C公司印章的保管、使用审批及监督检查存在漏洞。

合同章的保管、使用由部门掌控，因此张某对合同章的使用便捷且随意。

2、业务开展未形成有效制约机制。

A B C公司下设多个贸易业务部门，贸易分公司作为中间管理层，对贸易部门的管理未形成有效制约机制。

张某既是部门负责人，又是业务员身份，不相容职务的重叠也给其舞弊提供了方便。

3、业务员违反公司内部操作流程，未收款先放货。

经办人员风险意识不强，在未收齐货款的情况下，因为部门经理的指令，即绕开公司放货审批部门，传真出库单指令第三方仓储公司发货。

4、仓储合同制订的条款有很大疏漏。

A B C公司与乙仓储公司签订的中转协议笼统规定接到公司放货指令才能放货，而放货指令必须具备什么条款没有约定。

5、市场风险防范意识不足。

A B C公司缺乏专业人才，在市场行情分析机制、市场大幅波动决策机制等方面缺乏完善的业务经验，信息掌握、风险分析和评估能力、决策能力不强，制约和退出机制不健全。

6、风险评估工作有漏洞。

A B C公司未对甲公司的实际控制人、组织机构、资信情况、资产实力状况进行全面充分的了解，导致损失后追偿的可能性较小。

三、强化企业内部控制的措施

针对业务和管理流程中暴露出来的问题，A B C公司重新梳理了内部控制制度，把内控制度嵌入到业务流程的具体业务活动中，融合到各项管理规章制度中。通过严格的内控使执行者在正常运营过程中自发地防止错误，确保合规和真实，从而合理保证公司经营目标的实现。

以下按照内部控制之内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五个要素进行分析。

1、内部环境。内部环境是一个企业实施内部控制的基础，包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化和社会责任等。

（1）治理结构。

结合领导班子每位成员的从业经验和专业所长，管理层成员之间进行明确分工。

管理层每位成员必须重视内部控制并且对其所负责的业务领域具有较高的识别风险和把控风险的能力，专业的人干专业的事。

重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资、大额资金使用等“三重一大”事项实行集体决策。

重大决策实行可追溯的个人责任制度，无论是个人决策还是集体决策，均实行谁审批谁负责，完善决策失误纠正和责任追究机制。

（2）内部组织机构调整，缩短管理层次。

（3）提高公司全员风险意识，形成企业风险文化。

经营管理层形成安全—效益—规模的经营理念，强调在风险可转移、可化解和可承受的前提下，进一步追求效益，然后争取扩大规模，稳健的经营理念和决策环境成为公司风险文化的基石。

加强业务培训和经验传授，具体业务流程中，从业务的谈判、签约到执行的过程中，每个环节所涉及到的相关人员识别风险能力较强，态度上主动愿意接受公司内控的制约，防范风险的执行力较好。

（4）人力资源方面，完善相关专业人才的引进和调查考察制度，引进人才时，公司更加注意人员引进环境的任职调查，更加注重德才兼备，更加注重员工良好职业道德素质和职业操守的培训。

（5）聘请常年法律顾问参与公司重大经营决策，为企业营造安全的法律环境。

上述措施解决了公司内控主体的问题，保障以各层管理者为主，所有员工均构成内部控制主体；高层管理层履行例外、非程序性的控制活动，中、低层执行常规性、程序性的控制活动。

2、风险评估。风险评估是组织辨认、分析与目标实现有关的风险的过程。作为控制风险的基础环节，内部控制中的风险评估过程必须判明企业完成既定目标存在的外部风险与内部风险，分析各种风险的类型和程度，包括设置目标——风险识别——风险分析——风险应对。ABC公司的做法是：

（1）设置目标：根据公司可容忍风险度，确定贸易部门流动资金占用上限为2000万元人民币，授信额度是资金定额按1：1配套，如出现特殊行情等情况另行申请，将风险锁定在限额内。

（2）风险识别：执行合同之前以传签、会签和专题会的形式对意向项目进行合同评审，对新业务、新模式、新客户、新产品等以专题会形式进行风险评估。

（3）风险评估：评审过程中，贸易部要对业务内容、贸易模式、客商资信情况、经济效益可行性等方面作综合的阐释和判断，其中经办人员要对市场进行调研和了解，进行贸易品种分析和业务市场判断等；法律室关注其合同条款的合法性、规范性和适用性，财务部则关注其商务条款及经济效益预测等，综合相关部门评估意见后交由相应级别的决策者决定执行与否。

（4）风险应对：采取措施转移风险至第三方，采取措施规避和化解风险，再衡量项目还需承担的风险量，结合公司可容忍风险度进行决策。

管理层现阶段对贸易业务的风险态度为：选择比较保守的稳健政策，即会放弃回报率高、风险大的业务，执行风险小或中、相应回报率亦为中或低的业务。

同时，企业通过专职企业法律顾问开展法律事务工作来实现对法律风险的防范和控制。

3、控制活动。贸易业务执行过程中，及时、动态的掌握业务情况，对评估的风险采取手段应对，随时根据不同情况做出反应。A B C公司入市过程中坚持稳健原则，并在日常业务中进行总量控制，同时注意加速持货周转速度，缩短存货期。

财务方面，具体措施有：

（1）建立辅助台帐，记录开证授信额度，并与财务帐内的资金占用总额累计，控制在4000万元以内，动态进行跟踪并预警。

（2）跟踪提货及回款进度，当出现到期未回款现象，及时上报有关各方，停止再采购货物，督促委托方提货和付款。

（3）客商出现异常情况，发现例如一直能在信用证到期之前付款而近期却要求押汇融资等异常信息时，要及时上报有关各方，采取必要措施，如减少合同量，放缓开证节奏等。

（4）对每一笔出货单均要核实回款情况，严格执行款项未收回之前不签字不放货的刚性原则。

（5）定期要与仓储方核对存货数量，进行盘库。

（6）考核办法中增加对潜亏存货的减值准备提取，杜绝业务部门操纵部门业绩和赌市场的“******”做法，保证存货的良性、均衡周转。

4、信息与沟通。及时、准确、完整地收集、加工、整理决策所需的信息是管理活动的重要组成部分。信息能够被充分收集并顺畅地进行传递、共享，是保证组织稳定的基础，对组织的发展具有十分重要的作用。

（1）公司重大决策以总经理办公会、党政联席会议、职工代表会议或文件传签形式为决策平台，决策过程更加透明。

（2）E R P信息系统的实施, 为实时了解和跟踪业务进展,实现业务部门和监督审核部门的信息对称提供支持，从而能够及时暴露、发现和解决一些问题，化解风险。

（3）公司范围内建立合同统计台帐，统计内容包括签约时间，履约进度，付款金额、收款金额等等，通过台帐的设立，可实现与财务信息互为补充，及时发现存在问题的项目与合同。实现公司各层级信息透明，随时了解项目实施过程中的动态情况，并能妥善解决因人员流动带来的一些问题。5、内部监督。完善而有力的内部监督可以保障内部控制得到良好的实施，并在实施过程中发现内部控制的缺陷、继而不断改善内控体系，并为外部监管提供有力的支撑，是内控体系中不可或缺的部分。A B C公司采取的措施包括：

（1）完善印章和资质证书管理制度，加强内部检查和监督力度。

（2）严格执行合同管理制度，经济活动中，一律签订书面合同;经济合同的签订、审核、履行、变更及解除，以及合同纠纷的处理作出明确规定；

完善合同审核会签管理制度，确保公司所有合同的100%审核率；

建立合同集中归口管理制度；

定期对合同管理情况进行监督检查的常态机制，加强合同考核管理及指导。

（3）加强公司内部审计对项目执行的检查和监督作用。

A B C公司所反映的只是不完善的内部控制所引起的问题之一，我们应认真思考如何应对目前企业所存在的各项问题，切实依据企业自身发展情况，从内部控制的各个要素入手，全面建立起适合自己企业的内部控制系统，以达到防范风险，促进企业发展的目的。